目標を達成するためになくてはならない売上管理

企業の運営をしていく上で、目標となる売上高は必ずといっていいほど設定されます。これを達成するために日々の売上を管理・分析するのが売上管理です。売上管理は企業の運営になくてはならないものですが、その必要性について十分理解していないこともあります。そこで売上管理の概要や流れ、目的などについて紹介します。

売上管理とは

売上管理とは、企業が目標としている売上高を達成できるように売上の管理・分析を行うことです。毎日の売上をきちんと管理していけば、月毎や季節毎の売上の動向を細かく知ることができます。これによって年間の予想を立てることができ、また繁忙期と閑散期での対策も立てやすくなります。忙しい時期には人を増やし、暇な時期には人を減らすなど、売上管理によって人件費のコントロールもできます。

このように、売上管理は単に企業の売上を記録するというだけでなく、企業の利益に大きく影響する業務だといえます。

売上管理の流れとポイント

売上管理は、売上伝票を取引毎に登録することからスタートします。 売上伝票の構成は、売上日・得意先・商品・数量・単価・金額の基本6項目となります。 この伝票を登録することで、売上が計上され、場合によっては在庫が払出されるというのが売上管理のスタートです。 売上伝票を登録した後は、納品書を出力し、取引先に送付します。 近頃では納品書は郵送だけでなく、FAXやメールで得意先に送ることもあります。 月末には請求締めが行われて請求書ができあがり、得意先に請求書が送付されます。 これが、売上伝票の一連の流れです。

企業にとって、売上の数字を即座に掴むことは大切です。 システムは一枚一枚の売上伝票を単純に積み上げ集計することで、売上額を表示します。 しかし、企業では単純な売上高を知るだけでは不完全で、部署別や商品別、地区別、営業別など、売上集計のキーワードがあります。 売上伝票という基本データにこうしたキーワードをどう結び付けておくかがとても重要なこととなるのです。 企業としてどういうキーワードで売上を集計するのかをしっかり整理した上で売上伝票を登録することが、後々経営的にも重要な情報となるのです。 こうしたキーワードは、伝票登録時に常に入力しなくてはならない項目とマスター等に事前に設定しておくことで対応する場合があります。 マスターに関してはたとえば得意先マスターに営業担当・地域を事前に登録しておいたり、商品なら、商品の分類を大分類・中分類・小分類と登録しておいたりするのです。 売上管理を実施するというのはこのように売上伝票というスタートをしっかり考えておくことが大切なのです。

納品書は自社のフォーマットで出力することが一般的ですが、得意先の指定フォーマットで出力することもめずらしくありません。 この納品書は顧客にとってはとても重要な書類となるので、自社の納品書を顧客はどのように利用しているのか、何をチェックしているのか、どのように保管されているのかを知っておくことは重要です。 顧客の基本業務は、発注したものが正しく納品されたのか、商品・数量・金額をチェックして、問題なければ支払い処理をするというもの。 そうした点を踏まえて納品書の得意先における利用方法を考えることで、納品書のフォーマットを改善したりすることも重要です。

請求書は納品書よりも、得意先の声が反映されやすい帳票です。 自社共通フォーマットで使用することも可能ですが、集計方法や出力タイミング、赤伝の記載方法等、会社にとっての独自色がでるケースもあります。

売上管理の目的

売上管理はこのように、企業にとって最も重要な情報です。経営者からマネージャー・担当者にいたるまで一番早く知りたいのが売上情報となります。また単に集計だけではなく、計画対比や前年対比、得意先対比とさまざまな対比をすることが大切です。売上の順調・不調を見つけて早期に対策を打つためには、こうした比較で変化を読み取ることが企業にとって重要となります。こうした変化を素早く読み取り予知するのが、売上管理で最も重要な価値あることといえます。