販売・製造業務で必須！仕入管理の目的や流れ

商品の製造や販売を行う会社にとって、仕入れは重要な業務です。販売数や在庫数などを確認し、利益が出るよう仕入をしなければなりません。そのためには、仕入管理をしっかりする必要があります。

ここでは仕入管理の概要や流れ、目的などについてご紹介します。

仕入管理とは

卸売業において、商品を販売するためには商品を仕入れなければなりません。このとき、仕入れる商品の種類や量を決めたり、仕入れた商品を管理したり、仕入れ全般に関する管理のことを仕入管理といいます。

仕入管理では適正利益を確保できるようできるだけ安く仕入れることはもちろん、顧客のニーズを把握して見合った商品を提供できるようにすることも大切です。顧客にニーズに合わせた仕入れを行うことは、企業の利益にも繋がります。

仕入管理の流れ

仕入管理の基本は、仕入伝票を登録することから始まります。仕入伝票の基本項目は、仕入日、仕入先、商品、単価、数量、金額となります。この項目の蓄積が日々の重要な要素となります。仕入伝票を登録するタイミングは、本来なら商品が倉庫に入庫した時点というのが理想ですが、実際には仕入先から納品書が届き、発注した内容との照合を終えてから仕入計上するのが一般的です。ここで重要なのは、発注した内容が漏れなく計上されているか、内容に齟齬はないかしっかり確認するということ。また業界によっては、仕入単価がなかなか決定しない、発注情報がないなど、事後的に仕入内容が確定する場合もあり、業務的には最終締めまで修正や確認が行われることもしばしばです。

そうした業務的に特徴がある仕入管理なので、売上管理のように日々動向を確認することは難しく、どうしても月末型、纏め型になってしまう傾向があります。このように、まず発注情報（発注伝票）が正しく登録されているか、仕入先からの発注内容と照合して正しいか、可能な限り着荷した時点で仕入が計上されているか（登録タイミング）の３点を確認することが、仕入管理を行う上で重要です。

仕入管理は、こうした物の管理、伝票の管理のみならず、在庫計画や仕入計画、最終的には資金計画にまで影響をおよぼす重要な情報であるという観点から、売上管理のような分析型のアプローチによる管理ではなく、業務プロセス的な管理に重点がおかれなければなりません。在庫計画では、通常、受注状況や在庫状況を加味して発注されますが、この際には月次の在庫状況だけでなく、仕入額トータルの読みも大事になってきます。また、分散発注型の企業の場合は重複発注のケースが起こるため、特に量の大きい商品についてはチェックが必要です。

仕入管理の目的

仕入管理ではこうした無駄な発注や仕入が行われていないかという視点でデータを分析管理することが注目されていて、発注段階でチェック・確認をするプロセスを組み込んでいる企業も増えてきています。どうしても顧客の必要な物を仕入れるということが優先され、多品種小ロットで発注・仕入が行われ、結果的に単価アップを引き起こし、粗利率低下を招き、場合によっては低回転在庫で眠り続ける在庫になっている場合もあるのです。

仕入管理に必要なのは、こうした無駄の排除、業務プロセスのスピードアップ、蓄積した仕入情報の在庫視点からの分析です。これらに取り組むことで、資金を投入して仕入れる価値を最大限にすることができるのです。

仕入管理をきちんと行うことは、今現在の利益を出すことはもちろんのこと、数カ月後、数年後などの仕入/売上目標の予想を立てるためにも必要です。このように、仕入管理は会社の経営に大きな影響を与えるのです。