売上管理クラウドの導入メリット

売上管理の業務を効率化する方法のひとつとして、売上管理ソフト・売上管理システムの導入があげられます。売上管理ソフト・システムにはさまざまな種類がありますが、なかでもクラウド型システムは注目されています。ここでは売上管理業務の内容やクラウド化のメリット、各システムの特徴などをご紹介します。

売上管理クラウドとは

クラウドとは、自社のサーバーにソフトウェアをインストールするのではなく、インターネット上で提供されているサービスを利用するシステムのことをいいます。売上管理をクラウド化する大きなメリットは、インターネットを通じてどこからでもアクセスが可能であるということ。業務的な活用（売上伝票登録）よりも売上データ分析や売上状況確認において、そのメリットを最大限に享受することできます。

たとえば営業。担当する得意先の売上状況を即座に把握し、データをダウンロードして表計算で商談資料を作り、経営者が見たいときにすぐに全社・部門の状況を確認することができます。また、さまざまな切り口で状況を分析したり、計画対比、前年対比から差異を発見したりと機動性は格段に高まり、意思決定のスピードがあがるのです。

今まで事務所でしか見られなかった情報が外でも確認できるようになったことが売上管理クラウドのもたらした大きな変化なのです。現在はスマートフォン利用者が増えているため、わざわざ専用の端末を持ち歩く必要も減ってきています。

業務面からみてみると、今まで社内ネットワークがなかった外部拠点ではFAXやメールを利用して業務工程が成り立っていました。しかし、クラウドを利用することでインターネットが繋がる環境さえあれば、社内と同じように業務を行うことが可能になります。海外拠点、外部倉庫、出張拠点等このクラウド活用はコスト面にも大きなメリットがあるのです。

また、売上管理においては売上実績だけでは不十分で、現在の売上が順調なのか不調なのかを判断する比較が必要です。そのためには、計画対比、前年実績対比ができなくてはなりません。売上管理で重要なのはそうした比較に対して増・減といった差異が即座に把握でき、その原因が何であるかを探せることなのです。そのためには、計画立案（販売・利益計画）や前年対比を単純な合計ではなく、部門別･商品別・地域別･担当別等の切り口で差異を発見できるようにし、好調･不調がどこで発生しているのかをすぐに掴むことができなければなりません。クラウドという環境があれば、データで差異を即座に発見し、アクションを取り、全体的な売上目標を素早く達成できるのです。売上管理のクラウド化によって、そうした即時性を生み出すことができるのです。

クラウド型とオンプレミス型

前述のように、売上管理のクラウド化には大きなメリットがあります。とはいえ、売上管理システムにはクラウドだけでなく、従来のオンプレミス型と呼ばれるソフトウェアをインストールして利用するタイプのものもあります。売上管理システムの導入を検討する場合、これらの違いについても知っておくことが大切です。

クラウド型については、前項でご紹介したとおりです。ほかの特徴といえば、初期費用が低く抑えられることがあげられます。クラウド型はソフトを購入する必要がない、インストールするサーバーも不要であるため、導入時の初期費用を抑えることが可能です。

対してオンプレミス型ですが、こちらは従来のようにソフトウェアを購入して自社のサーバーにインストールするタイプのシステムです。初期費用こそかかるものの、維持費がかからないのが特徴です。また、クラウドとは違って自社のネットワーク内だけで完結するため、セキュリティ性は高いといえます。

売上管理システムの導入について

売上管理を行うために、ソフトやシステムが必須というわけではありません。そもそも売上管理はパソコンがない時代から行われていたため、もともとは手書きの帳簿などによって行われてきました。そんな売上管理において、なぜソフトやシステムを導入するのでしょうか。

ソフトやシステムを導入する目的は、業務の効率化です。手書きの帳簿などで管理を行う場合、書くのはもちろん、計算や最終的なまとめもすべて手作業で行わなければなりません。膨大な数の取引をすべて手作業で記録するのには大変な工数がかかります。売上管理ソフト・システムを活用すれば、登録してある取引先を引き当てたり自動的に集計したりと、手書きよりも遥かに効率よく作業を進めることができます。計算ミスなどヒューマンエラーも少なくすることができるため、そういった意味でも効率化を図ることができるのです。