基礎から学ぶ仕入管理

商品の製造・販売を行う会社にとって仕入業務はなくてはならないもの、しかしそもそも仕入とはどういった業務なのか、何が含まれているのかまでは詳しく知らない人も多いものです。意外と知らない仕入管理。ここでは仕入の機能や役割、業務内容など基本的な内容について説明し、仕入管理に関連する用語についてもご紹介します。

仕入の機能について

仕入業務は、発注業務→入荷・検品業務→仕入業務→支払業務というのが代表的な流れです。発注業務は、顧客から注文が入った場合や在庫を補充する際に行います。事前に仕入先に見積りを要求した上で発注される場合と、仕入単価が決まっていて発注する場合があります。特に、都度見積りが必要な場合は、仕入時にチェックが複雑で業務が滞ったり、ミスが発生したり、纏め型の業務になったりと仕入の締め時期には多大な業務工数が発生します。発注が行われると、実際に入荷するまでは納期管理が主たる業務となります。指定納期が遅延する場合等、顧客含め多方面への調整が発生するので、こうした発注残の納期管理も重要なポイントとなります。

実際に入荷した時点では、発注した商品の検品を行います。ここでも入荷拠点は発注拠点と別の場合があり、こうした入荷拠点では発注情報が照合のための重要な情報になります。通常は、入荷検品で問題がなければ在庫計上が行われて在庫が増となり、受け払い台帳にも登録されていきます。ここで、仕入単価がすでに決定し変更がない場合は、入荷時点で発注データから仕入計上をする場合もあります。ただ発注したものが全て在庫拠点に入る場合は上記のような業務方法で大丈夫ですが、直送の場合や取り寄せの場合等、必ずしも在庫拠点に入ることはありません。こうした場合は在庫コードを分けて発注漏れや仕入計上漏れを確認する必要があります。仕入先から送付されてくる納品書を一枚一枚、一行一行目視で発注データとの消し込みを行い、商品、数量、単価を確認・照合して仕入計上を行います。

一般的には単価が発注時点で確定しない業界では、（見積りや特価の場合）全ての仕入を営業担当がチェックして仕入締め日までバタバタしています。こうして、月末月初には仕入締めが行われて、この時点で仕入伝票の修正や登録ができなくなります。仕入締めが行われると支払額が確定し、各拠点から経理部門へ支払い依頼書が発行され、最終的には経理部門でのチェックが行われ、支払い処理が行われます。このように仕入というのは最終的には支払いが発生するため資金繰りにも影響する重要な業務であり、照合やチェック等がいろいろな拠点・部署で行われます。